Impressum

Informationen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben des schweizerischen Datenschutzgesetzes (DSG) und der Artikel 12 bis 14 der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Die Ascaion AG verarbeitet zur Erfüllung ihrer Aufgaben Ihre personenbezogenen Daten im gesetzlichen geregelten Rahmen. Personenbezogene Daten sind beispielsweise Angaben zu Ihrer Person wie Namen und Adresse sowie ihre Kommunikationsdaten (Telefon und Email), aber auch zu Sachverhalten, die mit Ihrer Person im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung in Verbindung stehen. Bei der Verarbeitung beachten wir höchste Anforderungen an die Sicherheit Ihrer Daten. Mit den nachfolgenden Hinweisen informieren wir Sie gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSG/DSGVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

Inhaltsübersicht

• 1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
• 2. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten der Ascaion AG
• 3. Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten
• 4. Wie werden Ihre Daten verarbeitet?
• 5. Welche Kategorien personenbezogener Daten werden verarbeitet?
• 6. Wem gegenüber werden die Daten offengelegt?
• 7. Wie lange werden die personenbezogenen Daten gespeichert?
• 8. Ihre Rechte als betroffene Person gegenüber der Ascaion AG
• 9. Beschwerderecht
• 10. Sind Sie verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen?
• 11. Spezielle Hinweise zum Datenschutz
• 12. Rechtliche Grundlagen

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Den Verantwortlichen der Ascaion AG für die Verarbeitung der bei Ihnen erhobenen personenbezogenen Daten erreichen Sie wie folgt:

Ascaion AG
Laubisrütistrasse 42
CH-8712 Stäfa
E-Mail: info@ascaion.com
Tel: +41 43 433 10 00

2. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten der Ascaion AG

Für alle Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und zur Wahrnehmung Ihrer diesbezüglichen Rechte gemäß der Datenschutz-Grundverordnung steht Ihnen der Datenschutzbeauftragte der Ascaion AG zur Verfügung. Dieser ist wiefolgt zu erreichen:

Herr Marko Feistkorn

Tel.: +41 433 43 10 15
E-Mail: datenschutzbeauftragter@ascaion.com

Der Datenschutzbeauftragter ist ausschließlich für datenschutzrechtliche Fragestellungen zuständig. Er ist nicht befugt, Ihnen inhaltliche Auskunft über die Bearbeitung Ihres Anliegens zu geben oder Rechtsberatung zu erteilen.

3. Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten

Die Ascaion AG verarbeitet personenbezogene Daten für den Auftraggeber (Bund, Kantone, Bundesländer, Gemeinden) im Sinne von Art. 4 Nr. 2 und Art. 28 DS-GVO/ § 4 DSG auf Grundlage eines Auftragsdatenverarbeitungsvertrages. Ihre personenbezogenen Daten werden im Auftrag nur verarbeitet, soweit dies zur Wahrnehmung der Aufgaben der Ascaion AG erforderlich ist oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben (§4 DSG /§ 3 BDSG).

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitungsvorgänge sind Artikel 6 Abs. 1 c) und e) und Artikel 9 Abs. 2 f) DSGVO / Artikel 4 DSG sowie die einschlägigen Vorschriften der jeweiligen Verfahrensordnungen.

Auch nach Abschluss eines Verfahrens können die Daten zur Erfüllung anderer gesetzlicher Pflichten verarbeitet werden, etwa um gesetzlichen Aufbewahrungsbestimmungen nachzukommen. Es gelten dann die Vorschriften des DSG, der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

4. Wie werden Ihre Daten verarbeitet?

Für die Erledigung seiner Aufgaben setzt die Ascaion AG IT-gestützte Verfahren ein, in die Ihre Daten eingegeben werden. Wir setzen dabei technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Vernichtung, Verlust oder Veränderung sowie gegen unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugang zu schützen.

5. Welche Kategorien personenbezogener Daten werden verarbeitet?

In den Auftragsdatenverarbeitungsverfahren werden nur solche personenbezogenen Daten verarbeitet, die im Rahmen des jeweiligen Prozesses (Bildung und eGovernment) aufgeführt und benötigt werden (z. B. Adressdaten, ggbf. Finanzdaten im Rahmen von Fördermaßnahmen).

Soweit in den Prozessen besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten bei Förderschulen) eine Rolle spielen, werden diese nur verarbeitet, soweit es für die Arbeit der Schulen im Rahmen der gesetzlich notwendigen Tätigkeit erforderlich ist. Die Rechtsgrundlage hierfür ist durch die einschlägigen Schulgesetze und Verordnungen vorgegeben bzw. die jeweiligen gesetzlichen Rahmenbedingungen der Auftraggeber der Auftragsdatenverarbeitung (Behörden, Schulen, etc.).

Außerhalb der Auftragsdatenverarbeitungs-Verfahren werden personenbezogene Daten folgender Kategorien verarbeitet:

• persönliche Identifikations- und Kommunikationsangaben, z. B. Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer soweit diese unmittelbar mit der Ascaion AG sowie deren Produktne in Zusammenhang stehen (Interessenten, Bestandeskunden, Teilnehmer von Anlässen der Ascaion AG oder der deutschen Niederlassung Ascaion GmbH)
• für die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderliche Informationen, insbesondere eine stichwortartige Beschreibung Ihres Anliegens.
• sowie die durch die Prozesse bedingten Daten der Auftraggeber

6. Wem gegenüber werden die Daten offengelegt?

Empfänger

Innerhalb der Ascaion AG erhalten nur diejenigen Personen Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten, die mit der Durchführung der Auftragsdatenverarbeitung betraut sind, in der Ihre Daten verfahrensrelevant und nicht verschlüsselt (Regelfall) sind. Dies sind insbesondere die für das jeweilige Verfahren zuständigen Experten der Produktionsumgebungen sowie weitere Beschäftigte des jeweiligen Rechenzentrums.

Dritten gegenüber werden Ihre Daten nur auf der Grundlage gesetzlicher Vorschriften, anderer Rechtsgrundlagen oder wenn Ihre ausdrückliche Einwilligung hierzu vorliegt offengelegt.

Kategorien von Empfängern

Die Ascaion AG übermittelt personenbezogene Daten im Einzelfall

• Nur durch schriftliche Anweisung der Auftraggeber des jeweiligen Auftragsdatenverarbeitungsvertrages soweit dies durch die gesetzlichen Rahmenbedingungen legitimiert ist;
• an Behörden, etwa Sicherheitsbehörden, zur gesetzlichen Aufgabenerfüllung soweit die Ascaion AG dazu gesetzlich verpflichtet ist;

7. Wie lange werden die personenbezogenen Daten gespeichert?

Personenbezogene Daten, die im Rahmen eines Verfahrens erhoben wurden, werden in die elektronischen Dossiers verschlüsselt aufgenommen. Die Speicherfristen für die eDossiers bestimmen sich nach den Festlegungen über die Aufbewahrungsfristen der jeweiligen Prozess-Verfahren. Die Aufbewahrung von personenbezogenen Daten, die die Ascaion AG im Zusammenhang mit Eingaben und Anfragen insbesondere von Interessenten, Supportanfragen oder in anderen Verwaltungsangelegenheiten erhalten hat, erfolgt gemäß den einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und Vernichtung von Akten im Rahmen der allgemeinen Schriftgutverwaltung.

8. Ihre Rechte als betroffene Person gegenüber der Ascaion AG

Um Ihre personenbezogenen Daten wirksam zu schützen, gewährt Ihnen das Datenschutzrecht eine Reihe von Rechten, die Sie gegenüber der Ascaion AG geltend machen können:

• Auskunft über die Verarbeitung (Artikel 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Artikel 16 DSGVO)
• Löschung nicht mehr benötigter Daten (Artikel 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Artikel 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Artikel 21 DSGVO)

Diese gelten auch in analoger Form für den schweizerischen Rechtsraum und soweit das DSG dies sinngemäss vorsieht.

• Art.25 DSG Auskunftsrecht
• Art.28 DSG Recht auf Datenherausgabe oder -übertragung
• Art.32 DSG Rechtsansprüche Berichtigung unrichtige Personendaten, Löschung
• Art.37 DSG Widerspruch gegen die Bekanntgabe von Personendaten

Hier können Sie ihre Rechte geltend machen.

9. Beschwerderecht

Die Ascaion AG nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst. Mit Ihren Anliegen, die Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten betreffen, können Sie sich jederzeit an die Ascaion AG wenden. Es steht Ihnen frei, sich mit einer Beschwerde an die zuständige Aufsichtsbehörde des entsprechenden Bundeslandes zu wenden.

10. Sind Sie verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen?

Grundsätzlich müssen Sie nur die Daten bereitstellen, die für die ordnungsgemäße Durchführung des jeweiligen Verfahrens bzw. für die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir nach anderen Gesetzen verpflichtet sind.

Besteht nach der maßgeblichen Rechtsgrundlage eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten, richten sich die Rechtsfolgen einer Verletzung dieser Pflicht nach deren Regelungen.

11. Spezielle Hinweise zum Datenschutz

• Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns als auch von externen Dienstleistern beachtet werden.
• Bei der Anforderung von Inhalten unserer Internetseiten werden für Sicherheits Zwecke Zugriffsdaten kurzzeitig gespeichert (Verhinderung von DOS-Attaken oder vergleichbarer Angriffe). Wir erfassen für eine begrenzte Zeit Datum und Uhrzeit des Besuchs sowie die aufgerufenen Internetseiten. Diese Daten dienen als Grundlage für die Weiterentwicklung unseres Internetauftritts.
• Wenn Sie uns über ein Kontaktformular oder direkt eine E-Mail senden, so werden der E-Mail-Text und Ihre E-Mail-Adresse ausschließlich für die Korrespondenz mit Ihnen genutzt.
• Wenn Sie sich für den Bezug der Releasenotes und -Newsletters anmelden, erfolgt die Eingabe von personenbezogenen Daten auf freiwilliger Basis. Ihre Daten werden ausschließlich für die Verwaltung des Newsletters genutzt.
• Im Falle von Bestellungen werden die von Ihnen angegebenen persönlichen Daten nur für die Übersendung der gewünschten Zugriffe auf die lizenzierten Produkte verwendet. Soweit dabei Rechnungsvorgänge abzuwickeln sind, werden die dafür erforderlichen Unterlagen nach den geltenden Registraturrichtlinien der Ascaion AG bzw. deren gesetzlichen Anforderungen aufbewahrt und danach vernichtet. Zahlungen an Ascaion AG erfolgen über Zahlungsverbindungen, die von uns per Rechnungsdaten übermittelt werden und diese nach den Vorgaben für das Zahlungsüberwachungsverfahren abzuwickeln sind. Darüber hinaus erfolgt keine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte.
• Wir behalten uns das Recht vor, im Falle von schweren Verstößen gegen unsere Nutzungsbedingungen oder bei unzulässigen Zugriffen bzw. Zugriffsversuchen auf unsere Server eine Herleitung personenbezogener Daten zu veranlassen.
• Unser Online-Angebot enthält Links auf Internetseiten Dritter. Wir haben keinen Einfluss darauf, dass diese die Datenschutzbestimmungen einhalten.

12. Rechtliche Grundlagen

Schweizerischen Datenschutzgesetz DSG, vom 19. Juni 1992 (Stand am 1. Januar 2014)

Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG – Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), ABl. EU 2016, L 119, S. 1

Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) vom 30. Juni 2017, BGBl. I 2017, S. 2097

Gesetz über die Nutzung und Sicherung von Archivgut des Bundes – Bundesarchivgesetz (BArchG) vom 10. März 2017, BGBl. I 2017, S. 410


Letzte Aktualisierung: Mai 2018